Het op papier zetten van je functie is geen eenvoudige zaak. Want wat moet je nou wel, en wat niet vermelden? 

Op de eerste plaats is het van belang je te realiseren voor welk doel je de functie beschrijft. Is de beschrijving bedoeld als opsomming van taken zodat je weet wat er dagelijks van je verwacht wordt? Dan zullen die taken in detail beschreven zijn. 

Anders wordt het indien de beschrijving bedoeld is als tekst voor een vacature. Dan zullen er wervende woorden gebruikt worden, en ligt de nadruk op competenties. Maar gaat het om het vaststellen van de salarisgroep dan zijn de eisen uit het functiewaarderingssysteem leidend 

Het blijft altijd weer een kwestie van hoe de vraag te formuleren zodat de juiste informatie geantwoord wordt, en wat vraag je nou wel en wat niet zodat de vragenlijst niet onnodig lang wordt. In de praktijk blijkt dat het handig is aparte vragenlijsten te hebben voor medewerkers die werkzaam zijn in operationele processen, en degenen die een sturende of specialistische functie uitoefenen.

Vragenlijsten mogen in de eigen schrijfstijl worden ingevuld, als maar duidelijk gaat worden waar de functie voor staat. Je schrijft voor anderen die jouw functie niet, of lang niet zo goed kennen als jijzelf. Je mag dan ook gerust voorbeelden uitwerken om het soms cryptische antwoord ("dat weet toch iedereen dus waarom uitgebreid beschrijven?) duidelijk te maken voor een buitenstaander.

Vragenlijst kunnen in de ik-stijl worden ingevuld. Maar is daarna de functie-inhoud eenmaal duidelijk dan is er vaak de behoefte om alles nog eens ordelijk, en in een onpersoonlijke stijl uit te werken. Dat doen we in een zg. Functieprofiel. Daarin staat dan precies die informatie die nodig is om de functie naar behoren te kunnen waarderen. Zo'n netjes beschreven en gewaardeerde functie kunnen we dan vervolgens gebruiken als voorbeeld voor andere functies, een zg. Referentiefunctie.

Wil je het jezelf makkelijk maken, bestel dan de Templates, of neem contact op met Fuwa-Advies.