Om verwarring te voorkomen: een ‘Functieboek” wordt hier gedefinieerd als een verzameling functieprofielen of functiebeschrijvingen. Het geeft dus informatie over de inhoud van functies.

Met “Functiehuis” bedoelen we eigenlijk hetzelfde maar nu is van elke functie in het Functiehuis bekend in welke salarisgroep die is ingedeeld. De etages van het ‘huis’ vertegenwoordigen dan de diverse salarisgroepen.

Kennen we bovendien de precieze score van elke functie in het functiewaarderingssysteem, dan kennen we heel precies de onderlinge positie binnen de salarisgroep. We kunnen dan die functies heel mooi in een “Functiematrix” plaatsen waarin de kolomen functiegroepen voorstellen, en de rijen de salarisgroepen (zie ook KENNISBANK),

Het gebeurt heel vaak dat men in een organisatie op enig moment heel enthousiast begint met het opstellen van een functieboek. Er wordt veel informatie verzameld, netjes opgeschreven in functiebeschrijvingen en elke functie wordt netjes gewaardeerd. Wat men echter meestal vergeet te bedenken is welke inspanning – lees geld en tijd van medewerkers – men bereid is jaarlijks te gaan besteden aan onderhoud.

Want ga maar na: Elke organisatie verandert voortdurend, dus na zo’n jaar of 5 is er echt wel behoorlijk wat veranderd in het functieboek. Meestal laat men het dan nog een paar jaar liggen en begint na zo’n jaar of 8 à 10 weer helemaal van voren af aan.

Stel zo’n functieboek bevat 250 functiebeschrijvingen en je wilt niet dat het boek ouder is dan 5 jaar, dan zal je toch elk jaar 50 functies tegen het licht moeten houden. Elke week 1. De inhoud actualiseren of totaal vervangen, en opnieuw waarderen. Toch verstandig om eerst even uit te rekenen hoeveel fte en Euro dat per jaar mag gaan kosten.

Het is dus van groot belang vooraf vast te stellen voor welk doel zo’n functieboek moet worden opgesteld, en of het dus de moeite loont.

Maar heb je eenmaal een goed gevulde en goed onderhouden Functieboek ter beschikking, en nog beter als Functiehuis, dan heb je een geweldig tool-of-management in handen. 

Je kunt dan elke functie in de organisatie relatief snel classificeren – i.e. de salarisgroep bepalen – door die te vergelijken met functies in het functieboek.

En moet je een vacature opstellen voor een nieuwe functie, dan is het vaak heel goed mogelijk om deze functiebeschrijvingen te gebruiken als inspiratiebron.

Wil je eens een voorbeeld zien van een functieboek, surf dan op het Internet. Bijvoorbeeld naar het Functieboek bij de CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening”